Не секрет что успешное ведение любого бизнеса в первую очередь зависит от того, как работает механизм упорядочения документации. Ведь работа с бумажной волокитой хотя и не приносит удовольствия, но является важным звеном в управлении компанией.
К тому же документацией следует заниматься своевременно, иначе она начнет копиться и теряться. Для того чтобы избежать возможных потерь была введена система электронного документооборота.
В этой статье мы расскажем: Что такое СЭД? Какие она имеет виды, преимущества и недостатки?
С развитием интернета время толстых папок, и пыльных архивов ушло далеко в прошлое. Теперь процесс работы с документами полностью автоматизирован. Необходимые бумаги можно найти в один клик, а архивация производится вообще без участия человека. Такие возможности предприятиям открывает СЭД.
Система электронного документооборота (СЭД) – это специальное программное обеспечение, благодаря которому происходит обработка документов в электронном виде. Другими словами, благодаря СЭД возможна передача документов между сотрудниками, выдача индивидуальных задач, архивация и т.д.
Наверняка многие организации умеют создавать электронные документы, хранить и передавать их. Однако просто электронный формат не будет иметь никакой юридической силы. Для того чтобы электронная бумага обрела вес, важно чтобы она была подписана обеими сторонами. В данном случае, документы должны быть скреплены специальной электронной подписью.
Следовательно, СЭД можно разделить на два вида:
Для использования СЭД внутри организации необходимо специальное программное обеспечение. Обычно такую программу называют – платформой ЭДО. Кроме того, для бесперебойной работы такого ПО потребуется дополнительное оборудование. Например, сервера, сетевые каналы и прочее.
Оператор электронного документооборота понадобится в том случае, если необходима работа с бумагами между двумя различными фирмами. Такой оператор станет хорошим помощником. Ведь он умеет доставлять сообщения, проверяет, в каком формате документы пересылаются, требует и контролирует проставление электронной подписи, хранит и архивирует бумаги самостоятельно и т.д.
Таким образом, СЭД – это «кровеносная система» всего бизнеса. Она в значительной степени экономит время, и, несомненно, положительно сказывается на работе организации в целом. Но всегда ли от такого вида обработки информации имеется польза? И способна ли СЭД нанести урон бизнесу? Чтобы ответить на эти вопросы нужно рассмотреть положительные и отрицательные стороны электронного документооборота.
Как и любой другой процесс ЭДО имеет как плюсы, так и минусы. Основные параметры представлены в таблице ниже.
Достоинства | Недостатки |
---|---|
|
|
(*) Если фирма небольшая, и подписывать документы собирается лично владелец бизнеса (или сам ИП), то затраты будут минимальными. Они состоят из покупки электронной цифровой подписи — 1500 рублей и доступа к сервису электронного документооборота — от 100 рублей.
Для небольших объёмов наша редакция рекомендует сервис Контур.Диадок . Если выбрать тариф «Универсальный «, то затраты составят всего 9 рублей за отправленный документ. Если сравнивать с пересылкой оригиналов документов по почте, то здесь отправка одного заказного письма внутри области составит минимум 50 рублей. Разница очевидна:
Всем новым пользователям система даёт 50 приветственных бонусных пересылок электронных документов.
Как видно из таблицы, несмотря на положительные стороны, СЭД имеет и отрицательные моменты. В основном они сводятся к материальным затратам, которые как оказалось, могут быть не маленькими.
Компания понесет значительные затраты не только на установку программного обеспечения, и покупку нужного оборудования, но и должна принять в штат работника, без специальных навыков которого, система электронного документооборота просто не будет работать. Такому сотруднику тоже требуется платить зарплату. А это еще одна статья в расходах.
Но не стоит забывать, что затраченные усилия в дальнейшем окупятся, и фирмы, работающие с СЭД, только выиграют. Ведь они будут экономить не только на времени обработки информации, но и значительно сократят расходы на оплату услуг, например, архивариуса. Плюс ко всему прочему электронному архиву не требуется дополнительного помещения, покупки дополнительной канцелярии и прочих моментов.
Как правило, это система электронного документооборота (ЭДО), в которой можно формировать, отправлять, получать и подписывать электронные документы. Они равносильны бумажным с собственноручной подписью. Чтобы вести электронный документооборот, нужен сертификат электронной подписи.
Интерфейс обычно состоит из 2-3 вкладок, среди которых контрагенты (ваши партнёры и клиенты участвующие в ЭДО) и основная вкладка — Документы . В данной вкладке в разделах Входящие и Исходящие будут содержаться отправленные вами и принятые документы.
Несомненно, при внедрении электронного документооборота организации делают большой упор именно на эффективность. Сложно сказать какой вид ЭДО для определенной организации будет наиболее эффективен. Все зависит от направления деятельности предприятия и от его бизнес процессов.
Однако существует общая квалификация ЭДО по функциональности, технологии управления, составляющим компонентам и т.д. В связи с этим можно выделить основные виды СЭД:
Стоит отметить, что каждый вид СЭД становится наиболее масштабнее предыдущего, и дает больше возможностей пользователям. Однако для того чтобы оценить всю пользу электронного документооборота необходимо правильно сделать выбор.
Как уже отмечалось, выбор СЭД – это сложный процесс, который требует особого внимания. Кроме всего прочего руководству фирмы требуется учесть огромное количество решающих факторов, таких как направление деятельности предприятия, штат сотрудников, и т.д.
Например, для коммерческой организации будет правильно установить СЭД как между сотрудниками, так и между партнерами. Только так предприятие сможет получить необходимую экономическую выгоду.
Для государственного учреждения лучше сделать акцент на специфике его работы, и уделить большее внимание именно созданию электронных архивов. А так же требуется обучить сотрудников для работы с ними.
При выборе той или иной СЭД важно учитывать, отвечает ли система заявленным требованиям. К таковым относятся:
Принимая во внимание этот факт, пользователю следует придерживаться следующих действий:
Стоит помнить, что сделать правильный выбор поможет только специалист. Поэтому выбор и установка СЭД должна проводиться только под пристальным вниманием человека, который владеет специальными навыками.
По причине дороговизны, далеко не все организации в нашей стране работают с СЭД. На сегодняшний момент пока только крупные фирмы делают обработку бумаг в электронном виде. Но все меняется, и вполне вероятно, что в ближайшее время по достоинству оценится необходимость работы с помощью СЭД, и многие фирмы смогут позволить себе вести электронный бизнес. А значит, станут наиболее эффективными и успешными!
Век информационных технологий позволяет автоматизировать многое. А уж передать огромное количество бумажной работы крупной компании в «руки» компьютеров – сам бог велел. Система электронного документооборота – облегчение в работе или дополнительные проблемы?
Под документооборотом понимают все процедуры, связанные с созданием документа, его движением в организации, учетом, хранением, архивированием, защитой от доступа третьих лиц, контролем за его исполнением.
Если все эти процессы обеспечивает специально созданная совокупность компьютерных программ, а информация формируется путем электронных документов, то такой документооборот называется электронным. На обывательском уровне его еще называют «безбумажным».
Безбумажное движение документации имеет ряд преимуществ. Например:
Система электронного документооборота сэд – это определенный программный продукт. Они могут быть различных видов. Деление на виды обусловливается тем, что применяются эти системы в различных областях деятельности, а также приобретаются для выполнения разных задач. Одной организации необходимо обеспечить в первую очередь хранение большого объема электронных документов, другой важно обеспечить обмен ими между подразделениями, третьи на первый план выдвигают анализ и взаимосвязь между документами. Спрос рождает предложения – поэтому системы отличаются, и выбор пользователю порой предстоит нелегкий.
Представлять собой электронный архив и обеспечивать возможность хранения и быстрого поиска документации; такие программы – специализированные базы данных;
Обеспечивать рабочие процессы (при этом электронный документ системы электронного документооборота не играет главную роль, он является приложением, необходимым дополнением к рабочим процессам, регулируемым системой);
Позволять совместную работу над документом многих сотрудников одновременно (если компании нет необходимости обеспечивать иерархическую структуру документооборота, а на первый план выходит именно совместное создание документов);
Включать в непосредственно систему оборота документации иные необходимые сервисы (электронную почту, управление проектами и иные сервисы).
Системы управления электронным документооборотом могут сочетать в себе элементы описанных видов. Их можно разграничить также по видам деятельности, по отраслям, по иным признакам. Для компании важно понимать, какие задачи она хочет выполнить с помощью сэд, документооборот должен обеспечивать работоспособность и получение прибыли коммерческой структуры и выполнение уставных задач иных организаций.
Читайте также:
Исходя из потребностей, задач, финансовых возможностей, наличия или отсутствия разветвленной системы структурных подразделений, сферы деятельности компании, выбирается та или иная система. Предложений на рынке хватает.
Среди множества преимуществ (рассмотренных выше) существуют и проблемы. Использование систем электронного документооборота предполагает определенные усилия со стороны персонала. К проблемам в использовании можно отнести следующие:
затраты на приобретение, установку и обслуживание программ (либо затраты на содержание собственного штата специалистов-разработчиков);
мотивация сотрудников к обучению и использованию всего функционала системы;
сложность учитывать все нюансы и изменения в деятельности компании в программном продукте;
необходимость взаимодействия с иными организациями, которые не используют в работе информационные системы электронного документооборота, а значит, иногда приходится возвращаться к бумажным документам или дублировать электронные;
иногда возникают вопросы придания юридической силы документам, когда не используются электронно-цифровые варианты подписи.
Обучение и мотивация персонала на переход к цифровым технологиям – отдельная задача, особенно если компания долгое время существовала в «бумажном мире», а сотрудники – не молодые и креативные люди нового поколения. Причем уровень освоения программных продуктов у всех сотрудников разный. И иногда с момента принятия решения о переходе на цифровой уровень до фактического внедрения проходит много времени и этапов. Процесс это легкий лишь на первый взгляд.
Многое в поиске информации в настоящее время начинается с простого вбивания запроса в поисковую строку. Так вот в ответ на это действие (появление фразы в сроке поиска «система электронного документооборота и делопроизводства») ищущий информацию получает огромное количество предложений различных систем, разработанных как российскими, так и зарубежными специалистами. Все громко заявляют о безоговорочном решении всех проблем потребителя в данном вопросе. И тут происходит открытие – проблема выбора. Как не ошибиться? Ведь чтобы разобраться в функциональных особенностях компьютерных программ необходимо обладать хотя бы зачатками навыков программистов и продвинутых пользователей. Иногда приходится привлекать и профессионалов. Тогда возникает вопрос, как правильно понять друг друга, как объяснить программисту задачи компании, чтобы он наиболее верно поискал решение этих задач в предлагаемых системах.
При выборе продукта придется провести целое исследование, изучение функционала в условиях, когда разработчик-продавец не всегда заинтересован в раскрытии всех нюансов продукта всем подряд. Система электронного документооборота сэд должна быть удобна, функциональна и полезна потребителю. Причем с учетом его специфики деятельности. Придется изучать ролики о работе программы, отзывы пользователей, смотреть скриншоты, возможно, тестировать и проверять в деле, покупать отдельные модули и блоки, если это позволяет программа, внедрять систему постепенно и т.д. Ну и цена вопроса порой оказывается не последним вопросом в списке.
Пользователь по-разному решает проблемы выбора платформы, прежде чем организация систем электронного документооборота будет внедрена – то-то разбирается самостоятельно, кто-то привлекает специалистов и консультантов со стороны, многие обходятся силами своих штатных работников. В любом случае, надо понимать, что система сэд – это ответственный шаг в жизни компании, делать который лучше взвешенно и осознанно.
Еще несколько лет назад о системах электронного документооборота говорили как о светлом будущем. Сегодня они уже активно используются на частных и государственных предприятиях. Но самое главное, что спрос постоянно растет на СЭД. электронного документооборота и как она действует, рассмотрим на примере действующих в РФ систем.
Чтобы лучше понять, как функционирует программа СЭД, нужно рассмотреть базовые понятия и задачи. Ключевыми являются факторы, от которых зависит выбор той или иной системы.
Если организация может функционировать в условиях неформального управления, то потребность в документообороте отсутствует. С появлением бизнес-процессов возникает потребность в управлении механизмом с помощью упорядоченной документации. Если не заниматься бумагами своевременно, то они начнут накапливаться и теряться.
В качестве альтернативы бумажным носителям используется специальная схема хранения файлов на сервере. Но и она работает недолго. С ростом объемов компании увеличивается потребность в хранении и синхронизации информации.
Возникает дилемма: использовать ли для хранения информации старые бумажные носители или СЭД. Что такое важное можно получить благодаря электронной системе? Повысить эффективность деятельности организации.
Эффективность работы можно увеличить двумя путями: уменьшить затраты или увеличить результат. Документы СЭД позволяют добиться сразу двух целей. То есть внедрение системы позволяет организации меньше тратить, но больше зарабатывать.
Снижение затрат осуществляется за счет сокращения расходов на бумагу, непроизводительных затрат времени, ускорения процесса обмена информацией, изменения корпоративной культуры.
Чтобы оценить эффективность, которую предоставляет программа СЭД, нужно просчитать затраты рабочего времени на оформление бумажной документации. По оценкам консалтинговых компаний, такие операции занимают 20 % рабочего времени. В системе российской бюрократии на это уходит и того больше - 60 % времени. Внедрение СЭД позволит снизить эти затраты минимум в 10 раз.
Эти два термина взаимосвязаны. Делопроизводство - это термин, обозначающий формальный набор правил работы с документами. Некоторые системы СЭД можно настраивать под правила делопроизводства, но есть и те системы, на основании которых уже формируется делопроизводство.
Документ является единицей хранения информации в СЭД. Документооборот формируется из разных источников: других систем, приложений, электронной почты, но прежде всего - с отсканированных бумажных носителей. Поэтому сканеры и прочее оборудование являются неотъемлемой частью СЭД. Система хранит все документы, ведет их историю, обеспечивает движение по организации, выполняет с ними бизнес-процессы.
В такой базе есть решение, поручение и приказ СЭД. Через них и осуществляется управление организацией. Любой документ снабжается "справкой". Набор полей в бланке зависит от типа документа. В хранится в виде базы данных каждого поля такой карточки.
Программа документооборота предназначена для решения таких задач:
Рассмотрим детальнее функции СЭД. Программа документооборота используется для:
К общесистемным функциям можно отнести:
Переход на СЭД имеет больше преимуществ, нежели недостатков. Однако некорректно организованный проект может уничтожить все плюсы автоматизации. Цели внедрения СЭД должны быть достижимыми. К преимуществам можно отнести:
К недостаткам можно отнести высокие начальные затраты и скрупулезную работу по обучению пользователей.
В СЭД электронный документооборот проходит через ряд этапов, в процессе которых документу присваиваются определенные свойства. Обработка осуществляется как вручную, так и автоматически. Во втором случае задаются:
Виды обработок:
Документооборот полноценно не может функционировать без лицензии, серверов, полноценной настройки и обучения всех пользователей. Каждый из этих элементов требует больших денежных затрат. Кроме того, не следует забывать об интеграции СЭД с другими системами, обновлении баз и ПО, консультациях службы техподдержки и прочих затратах на сопровождение.
Внедрение проекта может занимать нескольких месяцев. Процесс зависит как от количества документационных процессов, так и от финансовых, организационных и ресурсных возможностей. Внедрение осуществляется по такому алгоритму:
Особое внимание следует уделить тем процессам, в которых необходимо наличие бумажного документа. Основная ошибка - это дублирование бумажного документа электронным. Это усложняет работу и вызывает негативное отношение к автоматизации. За выполнение двойной работы никто не доплачивает. Нужно выстроить процессы автоматизации без дублирования. Вторая ошибка - неподготовленность кадров. Чаще всего новые процессы воспринимаются в штыки. Поэтому нужно объяснить сотрудникам, зачем вообще внедряется СЭД, чтобы они осознанно подошли к процессу обучения.
В СЭД электронный документооборот состоит из атрибутов, на основе которых осуществляется поиск, классификация, группировка и построение отчётов. Иногда документ создается по шаблону, иногда - путем перенесения данных из базы. Атрибуты хранятся в таблицах. Сам файл помещается в папку хранилища, информация из него - в каталог СУБД. Доступ к данным получают только пользователи системы СЭД.
Поточная обработка документов с последующим помещением их образцов в архив осуществляется с использованием сканеров. В процессе сканирования возможно автоматическое создание штрих-кода на документе и его регистрация в базе с последующим направлением по заданному маршруту.
Эта система электронного документооборота СЭД преобразует электронный образ документа в формате фотографии или jpeg в текстовый формат. При этом используется специальное ПО в виде самостоятельного приложения или интегрированной ESCOM.BPM в СЭД. Что такое ESCOM.BPM? Это программа по распознаванию документов, набранных разными шрифтами. Стоит однако отметить, что самостоятельные приложения имеют больше возможностей и распознают даже рукописный текст.
Данная технология предусматривает комплекс процедур по созданию и нанесение графического штрихкода на документ. Уникальный штрихкод создается через сервер системы. Он же обеспечивает идентификацию документа, его быстрый поиск в базе и распределение в местах хранения. При регистрации документа на этикетке печатается штрихкод соответствующий идентификатору электронной карточки. Он клеится на бумажный вариант документа.
Позволяет удостовериться в корректности документа и неизменности данных. Подписание осуществляется с помощью криптопровайдера и программного ключа - сертификата. Последний представляет собой файл в специальном формате, который регенерируется в центре выдачи лицензии. Для обеспечения сохранности информации следует хранить сертификат на смарт-карте или ключах I-Token. Они защищены PIN-кодом. Если PIN несколько раз будет введён неправильно, то сертификат автоматически заблокируется.
Атрибутный поиск осуществляется через специальную форму по нескольким значениям из полей карточек. Например, критерий "Контрагент" обеспечивает поиск данных в поле "Получатель" или "Отправитель". При этом система сравнивает введенные критерии с данными в карточках и заносит в результат те карточки, по которым прошли совпадения. Поиск осуществляется с учётом точного или частичного совпадения.
Полнотекстовый поиск осуществляется по данным в самом документе, в том числе по словоформам через встроенные средства СУБД, такие как MS SQL SERVER, ORACLE. Для полноценного поиска файлы должны быть занесены в базу в формате документа (doc), таблицы (xls), презентаций, сообщения.
В условиях современного бизнеса эффективность работы во многом зависит от эффективности и скорости управления информацией. Надежность хранения информации и легкий доступ для тех, кто в ней нуждается, является залогом успешной совместной работы. Системы электронного документооборота позволяют решить эту задачу, значительно повысив эффективность и качество совместной деятельности сотрудников.
Системы электронного документооборота (Electronic Document Management System) представляют собой взаимосвязанную систему организационного, технического и программного обеспечения для управления различными видами документов и информацией. Эти системы позволяют управлять документами на протяжении всего жизненного цикла: от создания, до их уничтожения.
Управление документацией, информацией, различного рода данными и записями, является одним из сложных процессов в работе организации. Электронные системы документооборота дают возможность автоматизировать этот процесс. Автоматизация процесса документооборота помогает организации значительно повысить скорость работы, сократить потери, связанные с информационным обменом, и повысить качество системы управления в целом.
Сотрудники любой организации вынуждены тратить большое количество времени на поиск и обработку необходимых документов и информации. Как правило, объем такой информации с каждым днем только увеличивается. Ручной поиск и обработка документов становится источником многих проблем в организации. Применение системы электронного документооборота оказывает значительное влияние на качество работы. Эти системы дают ряд преимуществ по сравнению с ручной обработкой.
К основным преимуществам системы электронного документооборота относятся:
Структура системы электронного документооборота может рассматриваться с точки зрения программно-аппаратного комплекса и с точки зрения выполняемых функций.
С точки зрения программно-аппаратного комплекса система электронного документооборота состоит из набора аппаратных и программных компонентов: серверы, рабочие станции, программное обеспечение, сетевое оборудование, дополнительное оборудование, предназначенное для выполнения специфических функций системы.
Сервер предназначен для выполнения необходимых операций с документами и информацией. Сервер может быть как выделенным, так и виртуальным, в зависимости от поставщика системы и применяемых технологий работы. Также, на сервере может размещаться база данных системы документооборота.
Рабочие станции обеспечивают взаимодействие пользователей с системой документооборота. Каждая рабочая станция обладает своим набором функций по управлению документацией и данными.
Программное обеспечение реализует необходимый набор действий по управлению документацией и является основой системы электронного документооборота. Программное обеспечение системы электронного документооборота, как правило, включает в себя функциональную часть, администраторскую часть и интерфейсную часть. Функциональная часть предназначена для управления и обработки информации. Администраторская часть обеспечивает необходимые настройки системы. Интерфейсная часть выполняет представление информации и данных в виде, доступном для конечных пользователей.
Дополнительное оборудование необходимо для реализации различных специфических функций системы электронного документооборота. К такому оборудованию могут относиться устройства ввода и вывода информации, системы кодирования и шифрования информации и пр.
Сетевое оборудование необходимо для осуществления совместной работы пользователей системы и взаимодействия различных компонентов системы электронного документооборота.
С точки зрения выполняемых функций, структура системы электронного документооборота включает в себя модули, которые реализуют следующие действия: ввод данных, индексирование, обработка документов, управление доступом, маршрутизация документов, системная интеграция, хранение.
Системы электронного документооборота могут отличаться по видам применяемых технологи, степени интеграции и области применения.
В зависимости от применяемых технологий работы можно выделить четыре вида систем электронного документооборота:
В зависимости от степени интеграции, системы электронного документооборота можно разделить на следующие виды:
Еще одним направлением, по которому можно структурировать системы электронного документооборота, является область применения. Существуют системы электронного документооборота, которые ориентированы на специальные виды документации или сферы деятельности. Например, PDM системы, системы поддержки разработки ПО, системы типа HelpDesk, системы поддержки медицинской документации, и пр.
Внедрение системы электронного документооборота включает в себя несколько этапов, которые организация должна выполнить самостоятельно вне зависимости от участия поставщика системы. Эти этапы включают в себя набор логически взаимосвязанных действий и мероприятий, которые позволят организации оценить проект в целом, и повысить вероятность успешного завершения проекта.
Общая схема этапов внедрения системы электронного документооборота представлена на рисунке.
Основные этапы внедрения системы электронного документооборота включают в себя:
Этап 1. Определение базовых процессов и процедур .
Цель данного этапа заключается в четком определении состава существующих процессов документооборота и процедур обработки документации. Для этого необходимо провести детальный анализ существующих процессов и процедур.
В ходе этого этапа необходимо:
Этап 2. Определение требований к процессам документооборота .
На данном этапе определяется, какие изменения необходимо внести в процессы документооборота, чтобы они работали эффективно и могли быть автоматизированы.
На данном этапе необходимо:
Пример документов:
Карта процесса " Управление входящей корреспонденцией " представляет один из подпроцессов управления документацией.
Управление входящей корреспонденцией регламентирует порядок приемки, проверки, регистрации и управления входящей документацией организации. Карта процесса детально описывает порядок действий сотрудников при работе с входящей документацией. Положения данной карты процесса могут применяться для разработки маршрутизации документов в ходе внедрения системы электронного документооборота организации.
Карта процесса "Управление исходящей корреспонденцией" представляет часть процесса управления документацией.
Управление исходящей корреспонденцией регламентирует порядок действий сотрудников при подготовке и отправке документов внешним адресатам. Карта процесса детально описывает работу сотрудников по управлению исходящей корреспонденцией. Положения данной карты процесса могут применяться для разработки маршрутизации документов в ходе внедрения системы электронного документооборота организации.
Документ включает в себя 9 страниц.
ТЗ на подсистему "Документооборот" представляет собой пример Технического задания на автоматизацию управления процессом документооборота.
Данный документ является примером реального Технического задания, на основании которого была выбрана и внедрена система автоматизации документооборота промышленного предприятия.
Документ включает в себя 17 страниц. Формат документа - Microsoft Word 2002. Совместим со всеми версиями MS Word. Документ допускает редактирование и внесение изменений.
Этап 3. Формирование критериев выбора системы электронного документооборота .
На основании данных первого и второго этапов необходимо сформулировать набор критериев для выбора системы электронного документооборота. Критерии выбора системы электронного документооборота будут во многом определять объем дальнейших работ и порядок организации взаимодействия с поставщиком системы.
На данном этапе необходимо:
Этап 4. Выбор системы электронного документооборота .
Этот этап позволяет организации определить основные технологии, на основании которых будет работать система электронного документооборота, выбрать подходящую систему и определить поставщика услуг по внедрению системы электронного документооборота.
На данном этапе необходимо:
Этап 5. Управление проектом внедрения системы электронного документооборота .
После выбора поставщика системы электронного документооборота необходимо разработать план внедрения. Этот этап может занять достаточно много времени, однако время на планирование поможет значительно сократить время на внедрение системы. План может быть разработан совместно с поставщиком услуг.
План управления проектом должен включать следующие работы:
Этап 6. Документирование системы .
Этот этап может выполняться параллельно с предыдущим этапом. Целью данного этапа является создание определенных организационных правил, которые обеспечат стабильную работу системы электронного документооборота.
На данном этапе необходимо:
Критерии выбора системы электронного документооборота во многом зависят от потребностей и возможностей организации. Детальный состав критериев должен определяться непосредственно на основании бизнес целей и технических целей процессов документооборота.
Помимо детальных критериев, организация должна использовать и обобщенные критерии, которые связаны с видами систем электронного документооборота и применяемыми технологиями.
К таким обобщенным критериям относятся:
Данные критерия включают в себя наиболее общие аспекты выбора системы электронного документооборота. Для разработки полного состава критериев необходимо привлекать многие подразделения организации: руководство, юридическую службу, ИТ подразделения, технических специалистов, специалистов по документообороту и пр.
Система электронного документооборота (СЭД) - это система (компьютерная программа. программное обеспечение и т.п.), позволяющая организовать и автоматизировать работу с электронными документами (т.е. электронный документооборот) на протяжении всего их жизненного цикла. Основной функционал СЭД должен включать в себя возможность создания, изменения, хранения и маршрутизации документов, а также ряда сервисных возможностей, таких как поиск, классификация и пр.
СЭД , кроме того, предназначена для организации и автоматизации процессов взаимодействия между сотрудниками (передачи документов, выдачи заданий, отправки уведомлений и т.п.). Сотрудники могут оперативно получать любую необходимую информацию по клиентам компании. При этом документами могут быть как структурированные объекты информационной системы, обладающие определенным набором стандартных реквизитов, так и неструктурированные (файлы Word, Excel, .pdf, .jpg и пр.). СЭД может включать в себя электронный архив документов , что дает возможность коллективной обработки информации, и систему автоматизации деловых процессов (workflow). Также СЭД является одним из вариантов применения BPM системы .
Традиционно понятие автоматизации документооборота связывают с работой с корреспонденцией, документами распорядительного и организационного характера и т.д. Однако СЭД
позволяют также связать каждый документ с действиями, которые следует с ним произвести. Благодаря такой системе, появляется возможность отслеживать выполнение сотрудниками определенных работ. Таким образом, СЭД обеспечивает не только эффективное управление потоками документов и информационную безопасность в компании, но и повышение контроля исполнения работ по документам и продуктивности работы сотрудников.
Системы электронного документооборота (СЭД)
в настоящее время применяются в ИТ инфраструктуре практически любой компании - как частной, так и государственной. В большинстве компаний либо СЭД уже внедрена, либо планируется ее внедрение в ближайшем будущем. Системы электронного документооборота решают все более широкий спектр задач, интегрируются с учетными системами, позволяют управлять показателями жизнедеятельности предприятия (выстраивать системы KPI или ССП).
С помощью СЭД
предприятие становится прозрачным и управляемым: все простейшие хозяйственные операции (например, отгрузка товара со склада или передача материалов в производство) сопровождаются отражением их в учетной системе в виде электронных документов. Хозяйственные операции могут сопровождаться учетом и фиксацией показателей бизнес-процессов . Накопленная информация по показателям интегрируется в СЭД в показатели верхнего уровня, и, таким образом, мы получаем систему сбалансированных показателей , отражаемую на панели руководителя.
Системы электронного документооборота обладают рядом преимуществ, к числу которых можно отнести возможность однократной регистрации электронного документа, параллельное выполнение необходимых операций с отслеживанием ответственного за их исполнение, а также наличие эффективно организованной системы поиска документа и развитой системы отчетности.
Кроме того, СЭД , как правило, содержат средства групповой работы над документами и проектами, календарного планирования и загрузки сотрудников по работе с документами, ведения истории работы с документами и безопасной работы с удаленными офисами и подразделениями предприятия. На самой распространенной в России платформе "1С:Предприятие 8" примером СЭД является . С появлением платформы "1С:Предприятие 8" распространение семейства программ 1С было переориентировано с мелкого на средний и корпоративный сегменты предприятий. Электронный документооборот является атрибутом полноценной информационной системы для таких предприятий, при этом системы класса workflow и более совершенная версия BPMS являются стандартным модулем корпоративной информационной системы предприятия, в котором количество офисных сотрудников достигает более 50 человек.
Не должна иметь отраслевой специфики. Основным и наиболее распространенным вариантом электронного документооборота являются коробочные продукты, и СЭД на платформе 1С не исключение.
В условиях современного развития бизнеса СЭД должна решать задачи, связанные с оптимизацией затрат, с возможностью экономии внутренних ресурсов предприятия. При этом наиболее оптимальным вариантом является такая ситуация для предприятия, когда внедренная информационная система электронного документооборота позволяет быстро (за 2-3 месяца) окупить затраты на внедрение. Необходимым условием для подобного внедрения является наличие на предприятии сотрудника, владеющего знаниями в области процессного управления, навыками в построении диаграмм нотаций описания бизнес-процессов и достаточно хорошо представляющего бизнес-процессы , протекающие на предприятии, внедряющем СЭД. Важным подспорьем могут быть формализованные схемы бизнес-процессов .
Внедрение СЭД всегда должно решать вопрос оптимизации бизнес-процессов и экономии трудозатрат как руководящего звена, так и рядовых сотрудников предприятия. При этом максимальный эффект от внедрения достигается, когда электронный документооборот функционирует в едином информационном пространстве с системой управления и учета. Такая объединенная система позволяет решить значительно большее количество задач.
Существует ряд стандартных применений СЭД на платформе 1С, например, автоматизация договорной работы. Но решение таких задач, как кадровый документооборот, работа с командировками и авансовыми отчетами, заявки на денежные средства, процессы сопровождения продаж, закупок, производства и складской документооборот могут быть решены только в единой информационной системе с системой учета. Например, на платформе 1С 8 система электронного документооборота "ПитерСофт: Управление процессами" или
Например, на платформе 1С 8 система электронного документооборота может работать в единой базе с продуктом "1С:Зарплата и управление персоналом" или "1С:Управление производственным предприятием" , что позволяет комплексно решать и функциональные задачи (например, набор персонала), и учетные (начисление оклада) и управленческие (принятие мотивационного решения о повышении оклада или штрафе), и задачи взаимодействия и передачи информации (прохождения документа по маршруту, связанное со своевременным оповещением всех заинтересованных участников процесса согласно ранее утвержденному порядку).